【情報交換会報告】新役員さん!いらっしゃ~い!

5月22日(土)、新役員さんのためのオンライン情報交換会を開催しました。
初めて役員になり不安を抱えた方、すでに2年目、3年目の方など、多くの皆さまにご参加いただきました。
当日は、まず都小Pの活動の紹介をした後、9グループに分かれて30分ずつの情報交換を2回行いました。

1回目は役職別
こんな話をしました。
●会長は4グループに分かれました。
IT活用や個人情報、会費の徴収方法、PTA活動についての話題が出ていました。
IT化をうまく進めるのにはどうしたらよいのか、
会長になって、いきなり非入会問題にぶつかってしまってどうしたらよいの?

●副会長も4グループとなりました。
こちらでも、話題はIT活用についてやコロナ禍における活動などが中心。
コロナ禍で活動の方法が変わった今、これまで通りの一人一役を続けるかどうか考えている。
⇒やりたい人を募ってゆるくやっているという事例の紹介がありました。
ベテランの中で意見をどのように言っていけばよいのかと、新人副会長ならではのお悩みも。

●残りの1グループは書記+会計グループ
オンライン化、IT化、ペーパーレス化したい。
PTA活動情報を周知したい。
入会届を取った方がいいの?
など、具体的なことについて、様々なツールの紹介や意見交換をすることができました。
Wi-FiやZoomを契約する際の支払い方法や会費の集金方法など話したいことはたくさんありました。

ITツールとITインフラ - サラリーマン行政書士の読書日記

 

2回目の情報交換はテーマ別
自分で話したいテーマの部屋に入室する方法で行いました。
「IT活用」と「個人情報・入会意思確認」の部屋は参加者が多く、それぞれ部屋を二つに分けるほどでした。
各テーマ別の部屋ではこんなことを話しました。

●保護者向けのIT活用
Wi-Fi導入の方法についての経験談。
システムをどのように定着させるのか。
PTA独自のHPをどのように作っていますか?

●役員間のIT活用
ペーパーレス化をどのように進めていけばよいのか
データの共有方法
総会の委任状の提出方法

●個人情報・入会意思確認
ついに加入したくないという人が出ました!どう対応していますか?
入会意思確認をして、入会しない人が増えたりしないの?
児童の名簿を学校からもらえない中で、どのように意思確認をすればよいのか。
個人情報の管理の方法どうしてますか?

●役員選考を語ろう
役員のなり手がいない。
選考方法の紹介。他校のやり方は参考になります!
PTAの仕事のスリム化や役員の任期について。

●コロナ禍でのPTA活動
zoomを利用した修学旅行やデジタル版卒業アルバムの紹介。
今年はオンライン研修会を開催してみたい
コロナだから諦めるのではなくコロナだからできたをモットーに頑張っていきたいと前向きな話がたくさん!

●新任役員同士で話そう!
「わからないことがわからない」「判断を迫られても応えられない辛さがある」
会長として何をしたらよいのか、どのように心がけているのか
役員が単年交代でも運営できるように工夫している事例の紹介もありました。

●Zoomの利用(役員会・総会など)
Zoomの有料アカウントをPTAで払うにはどうしたらよいか?
Wi-Fiの支払いはどうしているのか?

2回の情報交換の後は、全体会を行いました。
ここで特に時間をかけて意見交換をしたのは「会費の徴収方法」について。
手集金とか、振込とか、学校経費と一緒に引き落としで事務さんにお願いしているとか、電子マネーが使えるのではとか、それぞれの事情がある中、いろいろな方法があるんだなと改めて実感しました。

そして、終了後は、恒例の延長戦!こんなことを話しました。
・HPの作成を無料でしたいがどのようなものを使うといい?
・PTAでの連絡方法としてLINE公式アカウントを使っているPTAはありますか?
・会費の振込手数料の問題について

新年度を迎え、それぞれ解決したい課題や知りたいことをたくさん持ち寄って参加していただきました。
新役員さんの中には、何が何やら‥という方もいらっしゃいましたが、参加してみて、自分だけではないとちょっと安心されたようです。
都小Pの情報交換会が今後の活動のヒントや息抜きの場になれればよいなあと思っています。