【情報交換会報告】書記さん集まれ!

2月20日(土)、会計さん、書記さんの情報交換会を開催しました。

午後の部「書記さん集まれ!」

当日は、まず、事前アンケートの結果を紹介後、5~6名ずつのグループで30分間の情報交換を、メンバーを変えて2回行いました。

参加者への事前アンケートで挙げられた「話したいこと」

・書記の仕事の範囲、全体像は?
・効率化できるしくみ・取り組み事例は?
・議事録作成の精度、注意点や苦労話
・手紙はやはり「紙」ありき?
・データ共有やクラウド利用について
・スムーズに作業できるコツ・Excelの活用

各グループでは、こんな話題が出ました。
ファシリテーターからの報告

【グループ1】
〇書記の仕事について
・議事録を作ったり、いつも通りのことができている学校が多かった。
・今年度、Googleフォームでのアンケートを始めた。アンケートの集計が、新たに書記の仕事に加わった。
〇総会はどうしましたか
・書面で行ったが、次年度はどうするのか。
・コロナというきっかけがあって、色々なことが進んでいるが、まだまだ過渡期でリアルとデジタルを併用していく時期なのかな
〇ペーパーレス化について
・クラウドサービスを利用しているが、紙の書類も保存しなければいけないのか
⇒クラウドを提供している会社はデータの保証はしていないので、重要な資料は紙で保管し、データのバックアップは必要ではないか。
〇情報提供について
・学校が新しくアプリを導入時、次年度より保護者へのお便りはアプリを使ってダウンロードする形になっていく学校があった。PTAのお便りもそれを使えるのかどうかはわからないとのこと。
・これから費用をかけて、PTAで一斉配信や情報共有システムの導入を検討しているところもあった。

【グループ2】
〇コロナ禍での紙対応やLINEなどでの連絡や情報交換について
・LINEでの連絡をいきなりやるのは難しかった。
・今まで紙でお便りを配っていたのがLINEを使ったコミュニケーションへの移行にあたり、LINEを使ってよいかの許可を得たり、ハードルがあった。
・PTA総会の紙の資料やデータをどのぐらいの年月保管するのか。規約に定められているのか。
⇒規約には定めていないがこういう風にしているなど、皆さんの意見を聞いて参考にして決めたらどうかと提案した。
〇ペーパーレス化について
・PTAのお便りも学校のHPにPDFで載せたりしてペーパーレス化は進めているが、なかなか紙を全部無くすことはすぐにはできない。最初は紙と電子のハイブリットになる。
〇ツールの話について
・サイボウズは難しく、LINEワークスを、先生も加わって活用している。

【グループ3】
〇書記の仕事について
・雑務が多い。議事録や書面作成が大変なのに、今年はコロナで例年より多くなった。
〇ペーパーレスについて
・デジタルセキュリティの面と、PTAの規約が古かったり、IT化を想定していないので、順次改正していく必要がある。いざIT化になったとき全部変更するのは大変だから、今後、IT化にあたっての規約の見直しはしていった方がいい。

【グループ4】
〇ペーパーレスについて
・ミマモルメを使って保護者に情報の発信をしている。
・ペーパーレスは難しくて、お手紙は紙で発信している。
・アナログからデジタル化へはハードルが高い。
〇副校長先生へのお便りの事前確認方法について
・メールでするようになった。
・手渡しで赤入れしてもらった方が早い。
〇子供たちの様子を動画配信したい。
・動画配信した方がいたのでその様子を話してもらった。
〇全体的に
・コロナの影響で総会は書面が多かった。
・学校HPにPTAの項目があるが、活用が上手くいっていない。

【グループ5】
・PTAが初めての方が多いグループだったので「PTAって一体何なんだ?」という初歩的なことで盛り上がれた。
⇒書記の会ではあったが、PTAの基礎的なことにについても聞けてよかった。
〇名簿の作成について
・名簿をどうやって作ったらいいのか困っている、学校にある名簿のエクセルのファイルだと毎回手作業で大変。
⇒参加者から自校で活用している名簿作成の便利なテンプレートの紹介があり共有して頂く予定。
〇ペーパーレスについて
・学校に行政からIT支援員(教員向け)が来ていて、その方にPTAのHPにデータを共有することを協力してもらった。

終了後、残れる人だけで30分ほど延長戦を実施!
こんなことを話しました。

〇書面総会の開催にあたり、規約に総会は集会でと書いていない場合、「電磁的な方法」を入れる必要があるのか。
⇒細かく書いていなければ必要はない。コロナの前から集まるのは現実的に難しいという流れになっていたので、了承を取って進めていければいいのかなと思う。例文を都小Pのサイトで皆さんが使えるようにしていきたいと思う。
〇10月のオンラインミーティングで個人情報のことで非常に勉強になったので、ぜひまたやっていただきたい。紙媒体からデジタル化になると、会員からメールアドレスを聞かないといけないとか、情報の入手による規約の改定が必要なのかと思って参加した。
・コロナ禍を良い意味で捉えたときに、デジタルにシフトしていくなら規約を少し変えないと、個人情報の取得という意味で法律違反の部分が出てくるので、上手くできないかなと感じた。電磁的という言葉は参考になった。
⇒コロナ禍は、規約を見直すには良い機会。メールやGoogleフォームで参加を取ったりすれば、PTAに参加しやすくなるのではないか。
〇会費を口座引き落としで徴収していて、学校から名簿をもらっているが違法ではないか。
⇒基本的には、学校が勝手にPTAに個人情報を伝えることはいけないこと。でも、収集の段階で保護者に確認していれば問題ない。
〇保護者会をZoomにしたら、家庭数以上の人数が参加していた。お父さんも参加していて先生がビックリしていた。気軽に参加できるようになった。IT化のメリットとデメリットを時代的に使え分ければいいと思った。