オンラインミニセミナーを開催しました

2020年8月22日(土)、午前、午後に分けてそれぞれ1時間、オンラインミニセミナーを開催しました。

■午前の部「オンライン会議を開催しよう!」
Zoom会議を主催する初心者向けの内容です。講師は4月からZoomの利用を始めた都小Pの役員が務めました。
都小Pでは、4月から数名での打合せはもとより、理事会、総会をはじめ、6月には、100名以上が参加した全都小学校PTAオンラインミーティングも開催してまいりました。その過程で蓄積をしてきたノウハウに基づき、
・Zoomの特徴、各機能の説明
・セキィリティについての注意事項
・オンライン会議のポイント
・ホストの心得
・ホストがZoomから落ちてしまった時にどうすればよいのか
などを説明しました。また、実際に、共同ホストの権限を参加者一人一人に付与し、ホストの立場でできることや、様々な機能を体験していただきました。

ホストの心得オンライン会議の必要性はますます高まっていくと思います。役員の中にITに詳しい人がいないなどと活用を躊躇してしまいがちですが、思い切って使ってみると、意外とすんなり導入できてしまうかもしれません。まずは少人数で始めてみるのもよいですね。

※当日資料(PDF)は、このページの最後に掲載しています。

 

■午後の部「他校はどうしている?会員への情報発信」
コロナ禍で、プリントの配布に代わる情報発信のための3つのオンラインサービスの活用事例を紹介いたしました。

【BAND】
6月のオンラインミーティングに続き2度目の登場、世田谷区立城山小PTAの戸崎会長からは、無料で利用できるBANDについて教えていただきました。城山小では、BANDとウエブサイトを併用して、情報発信をしているそうです。BANDは、運営側が参加者の個人情報を管理する必要がなく、セキュリティ面での不安もないそうですが、多くの会員に活用してもらえるまでにはまだまだ課題もあるとのこと。試行錯誤しながら運用を進めている様子を紹介してくださいました。

【サイボウズ】
都小Pでの活用事例です。都小Pでは、都内PTAへのメール発信や、受信メールを役員で共有するために、5月よりサイボウズが提供するメールワイズというサービスを利用しています。また、サイボウズOfficeを利用して案件別の議論を進めています。サイボウズには「チーム応援ライセンス」という仕組みがあり、NPOや任意団体にサービスを安価で提供しています。導入後、個人宛のメールが圧倒的に減りました。これはよかったことの一つです。

【ミマモルメ】
引き続き都小Pの役員より、2017年に区立小学校PTAとしてミマモルメを導入し、メール連絡機能を活用した事例を紹介しました。無料で使え、会員はメアドさえあればよく、名前の登録や学年更新、卒業時の個人情報の削除、トラブル時の解決まで業者にお任せできるので、役員にIT知識がなくても使えるなどといったメリットがあります。また、PTAとして導入時に、学校や会員にどのように説明していったかもお話しました。

集合写真

午前の部、午後の部ともに、課題となったのは、ZOOMの有料アカウントやPTA室へのWI-FI導入の場合に、支払いをどうするのか、アカウント管理をどうするのかということでした。クレジットカード払い限定というところも多く、このことが導入へのハードルとなっている場合もあるようです。今後は、こういう部分についても、事例などを紹介できればと思っています。
今回のセミナーが9月からのPTA活動に少しでもお役に立てれば幸いです。

●「オンライン会議を開催しよう!」当日資料

SeminarZoom200822